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Le Digital Workplace, un outil incontournable

Dernière mise à jour : 21 oct. 2022


Le terme Digital Workplace est un terme de plus en plus utilisé ses dernières années. Mais comment définir ce nouveau terme ? D’après Paul Miller, le fondateur du Digital Workplace Group (Groupe des Espaces de Travail Numériques), le Digital Workplace se caractérise comme un vaste écosystème de technologies appliquées aux espaces de travail. Mais depuis 2009, la définition du Digital Workplace a évolué et continue son évolution.


A l’heure actuelle, le Digital Workplace peut être définit comme étant l’évolution naturelle du lieu de travail, qui regroupe un ensemble de technologies, de plateformes et d’outils numériques dont les employés ont besoin pour s’acquitter de leurs tâches. Il permet aux collaborateurs de travailler plus efficacement en améliorant l’implication et l’agilité. Autrement dit, le Digital Workplace est un espace numérique où se rencontre technologie, information et collaboration. Un Digital Workplace est un point de repère où les employés peuvent accéder aux informations et faire leur travail où qu’ils soient et quel que soit l’appareil qu’ils utilisent.

Mais concrètement, quels sont les outils compris dans un Digital Workplace ?


  • Outils sociaux et collaboratifs tels que Yammer, Klaxoon ou Trello

  • Applications de communication et de messagerie comme Teams, Google Meet, Zoom, etc.

  • Espaces cloud de stockage comme SharePoint, Google drive ou OneDrive

  • Outils de partage de contenus internes et externes tels que Dropbox ou WeTransfer


Quel est le fonctionnement du Digital Workplace ?


Le Digital Workplace rassemble les meilleures solutions de productivité bureautique avec une unique interface personnalisée. Cette interface prend en compte les objectifs, les tâches, les responsabilités et les priorités de chaque collaborateur. L’objectif est de soumettre des informations et données pertinentes issues de l’ensemble des systèmes intégrés. Cela permettra donc aux employés de gagner du temps dans la recherche de ressources tout en favorisant le bien-être au travail et donc d’accroitre leur productivité.


Ces données sont présentées sous forme d’un tableau de bord présente des informations agrégées et pertinentes avec la possibilité de les approfondir au besoin. L’interface est donc interactive et fait office de porte d’entrée vers d’autres applications et outils. Le collaborateur est libre d’avoir recours aux logiciels et aux ressources dont il a besoin.


Quels sont les avantages du Digital Workplace pour les collaborateurs ?


  • Le Digital Workplace est une réelle opportunité pour les entreprises et présente de nombreux avantages tels que :

  • Permettre aux collaborateurs d’avancer sur leurs dossiers de manière collaborative, au bureau comme à distance

  • Permettre aux entreprises de repenser les processus traditionnels afin d’accroître l’efficacité de l’organisation

  • Augmenter l’efficacité aux collaborateurs dans la gestion de conflit, le conseil client ou l’anticipation de difficultés,

  • Réduction réduire leur empreinte écologique car la majorité des documents sont dématérialisés

  • Contribuer à la motivation des collaborateurs


Comment intégrer le Digital Workplace au sein de votre organisation ?


Afin de correctement mettre en place le Digital Workplace, l’organisation doit passer par plusieurs étapes :


  1. Le diagnostic : l’objectif est d’analyser les process, d’identifier les points forts et les points faibles, de répertorier les solutions digitales déjà employées. La finalité était de pouvoir définir des recommandations adaptées à l’entreprise.

  2. Le recueil de besoins des collaborateurs : permet l’identification des besoins métiers de chaque collaborateurs afin de proposer des solutions pertinentes

  3. Le choix des « briques » composant le Digital Workplace, répondant ainsi aux besoins exprimés par les collaborateurs

  4. Le paramétrage des solutions et la formation des collaborateurs

  5. Le déploiement du Digital Workplace


Aujourd’hui, le digital Workplace est un outil incontournable dans les entreprises. Il facilite les tâches en télétravail. En effet, il permet un accès rapide aux dossiers et logiciels, tout en entretenant le lien social au sein de l’entreprise grâce à la messagerie instantanée.Au bureau, le Digital Workplace permet de faciliter les tâches et les échanges. Il favorise aussi l’émergence de nouvelles pratiques de travail plus collaboratives. Ainsi, le Digital Workplace peut se combiner tant au présentiel qu’au distanciel.

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